Eine Location kann zu einer nachhaltigeren Veranstaltung beitragen – etwa durch gute Erreichbarkeit, passende Ausstattung und einen ressourcenschonenden Betrieb. Auch Catering, Materialeinsatz und Ablauf spielen eine Rolle. Der Leitfaden des Umweltbundesamtes zur nachhaltigen Organisation von Veranstaltungen nennt unter anderem Mobilität, Veranstaltungsort, Energie, Catering und Abfall als relevante Handlungsfelder. Für die Location-Auswahl kommt es auf die konkreten Bedingungen vor Ort an.
Vier Fragen helfen Ihnen, passende Locations zu vergleichen:
- Standort: Wie gut erreichen Gäste und Dienstleister die Räume?
- Betrieb: Welche Angaben gibt es zu Energie, Licht und Abfall?
- Ausstattung: Was ist vorhanden und kann wiederverwendet werden?
- Nachweise: Welche Aussagen lassen sich für Ihre Buchung belegen?
In Hamburg zählt nicht allein die Entfernung zum Hauptbahnhof: Wie kommen Gäste vom Bahnhof oder Hotel zur nächsten Haltestelle, und wie lang ist der Fußweg bis zum Eingang? Prüfen Sie die aktuellen ÖPNV-Verbindungen für den Veranstaltungstag und die Rückfahrt am Abend.
Bei innerstädtischen Räumen lohnt der Blick auf Fahrradabstellplätze und barrierearme Zugänge. Eine nahe Haltestelle belegt noch nicht, dass der Weg dorthin für alle Gäste geeignet ist. Vergleichen Sie die tatsächliche Tür-zu-Tür-Anreise, statt nur eine zentrale Lage anzunehmen.
Fragen Sie nach dem Strombezug: Wird Ökostrom genutzt, und liegt dafür ein Nachweis vor? Lassen sich Heizung und Beleuchtung nur für die genutzten Bereiche einschalten oder zonenweise steuern? Welche Räume müssen für Ihr Format tatsächlich beheizt oder beleuchtet werden? Wenn Ihre internen ESG-Vorgaben (Umwelt, Soziales und Unternehmensführung) dokumentierte Umweltkriterien verlangen, lassen Sie sich die Angaben für das betreffende Gebäude bestätigen. Ohne Beleg sollten Sie keine besondere Energieeffizienz oder Klimawirkung zusichern.
Besichtigen Sie den Raum möglichst zur geplanten Tageszeit: Reicht das Tageslicht für Teile des Programms, und sind Blendung oder Verdunkelung bei Präsentationen ein Thema? Fragen Sie nach vorhandenen Bildschirmen, Mikrofonen, Leuchten und Anschlüssen. Was vor Ort zum Format passt, muss nicht zusätzlich angemietet, transportiert und aufgebaut werden. Fehlende Technik kann zusätzliche Kosten verursachen; berücksichtigen Sie diese im Budget.
Achten Sie besonders auf alles, was sonst zusätzlich angeliefert werden müsste: vorhandene Bestuhlung, Tische, Präsentationstechnik, Geschirr und wiederverwendbare Dekoelemente. Bitten Sie um eine Inventarliste und prüfen Sie Menge, Zustand und mögliche Raumaufstellungen für Ihre Gästezahl. Welche Räume grundsätzlich zu Ihrem Format passen, lässt sich bereits bei der Vorauswahl prüfen. Entscheidend bleibt anschließend, welche Ausstattung im gewünschten Raum tatsächlich vorhanden und im Angebot enthalten ist.
Klären Sie, ob externe oder regionale Caterer zulässig sind und welche Küche, Kühlung und Ausgabeflächen vorhanden sind. Fragen Sie nach vegetarischen oder veganen Optionen, Mehrweggeschirr, Leitungswasser und der Planung von Portionsgrößen. Eine bedachte Planung des Caterings in einer Mietlocation kann helfen, Ressourcen zu schonen.
Bei mietlocation.com kann Catering direkt mitgebucht und über einen Ansprechpartner abgestimmt werden. Das kann organisatorischen Aufwand sparen. Ob dadurch auch Lieferwege kürzer werden, hängt von der tatsächlichen Zubereitung und Anlieferung ab und sollte für Ihr Event geklärt werden.
Gibt es vor Ort getrennte Behälter für Verpackungen, Restmüll und gegebenenfalls Cateringabfälle – und wo stehen sie während des Events? Klären Sie, wie Abfälle nach der Veranstaltung entsorgt werden und wer sich mit dem Caterer abstimmt. Achten Sie bei der Besichtigung darauf, ob die vorgesehenen Sammelstellen für Gäste und Dienstleister erreichbar sind. Eine kurze Absprache vorab macht aus einer allgemeinen Zusage einen praktikablen Ablauf.
In Hamburger Wohn- und Geschäftsstraßen kann die Anlieferung schwieriger sein als der Blick auf die Karte vermuten lässt. Fragen Sie bei der Besichtigung, wo Lieferfahrzeuge halten dürfen, wie weit der Weg zum Eingang ist und ob Aufzug, Zeitfenster und Zwischenlagerung passen. Bündeln Sie Catering- und Techniklieferungen, wenn möglich. Planen Sie bei der Locationwahl auch Rücktransport und Abholung ein.
Für die Vorauswahl müssen noch nicht alle Nachhaltigkeitsaspekte abschließend bewertet sein. Wichtiger ist, zunächst die Kriterien zu prüfen, die darüber entscheiden, ob eine Location für Ihr konkretes Event überhaupt geeignet ist.
- Raum, Gästezahl und Erreichbarkeit: Prüfen Sie, ob Größe, Zuschnitt und Anbindung grundsätzlich zu Veranstaltungsformat und Teilnehmerzahl passen. Ist bereits hier eine zentrale Anforderung nicht erfüllt, sollte die Location nicht weiter berücksichtigt werden.
- Vorhandene Ausstattung: Vergleichen Sie, welche Möbel, Technik und weitere Ausstattung bereits verfügbar sind und welche Leistungen zusätzlich organisiert oder angemietet werden müssten. Offene Punkte sollten im Angebot eindeutig geklärt werden.
- Nachhaltigkeitsangaben und Nachweise: Unterscheiden Sie zwischen allgemeinen Aussagen und konkret belegbaren Maßnahmen zu Strombezug, Catering, Abfall oder Ausstattung. Entscheidend sind die Kriterien, die für Ihre Veranstaltung tatsächlich relevant sind.
Dokumentieren Sie die Ergebnisse für jede Location einheitlich, zum Beispiel als „geeignet“, „noch zu klären“ oder „nicht geeignet“. So entsteht eine nachvollziehbare Vergleichsgrundlage für die konkrete Veranstaltung statt einer Bewertung nach allgemeinen Nachhaltigkeitsversprechen. Anforderungen an Zielgruppe, Ablauf und Nutzung der Räume lassen sich bereits im Eventkonzept festlegen.
Vergleichen Sie Anreise, Gebäudebetrieb, Ausstattung, Catering und Abfallorganisation. Fragen Sie zu jedem relevanten Punkt nach konkreten Maßnahmen und, wenn nötig, nach einem Beleg.
Nein. Sie erleichtert eine Anreise ohne Auto, sagt aber nichts über Strom, Material oder Catering. Prüfen Sie auch den Weg von der Haltestelle und die Rückfahrtzeiten.
Besonders wichtig sind Anreise, Energieeinsatz, vorhandene Ausstattung, Cateringmöglichkeiten und der Umgang mit Abfall. Welche Kriterien stärker gewichtet werden, hängt von Format, Gästezahl und Ablauf Ihrer Veranstaltung ab.
Nein. Speiseplan, Verpackung, Portionsplanung und Lieferwege spielen ebenfalls eine Rolle. Prüfen Sie die Möglichkeiten der Location und das tatsächliche Angebot.
Das hängt vom Format ab. Prüfen Sie zuerst Bestuhlung, Tische, Präsentationstechnik, Anschlüsse und gegebenenfalls Geschirr. Was wirklich passt und vor Ort ist, muss nicht eigens geliefert werden; Menge, Zustand und Leistungsumfang sollten Sie vorab bestätigen lassen.
Fragen Sie beispielsweise nach Unterlagen zum Strombezug oder nach einem passenden Umweltzertifikat. Prüfen Sie, ob der Nachweis für das Gebäude, den Betreiber oder nur für einen Dienstleister gilt; eine allgemeine Werbeaussage genügt nicht.
Nennen Sie Datum, Format, Gästezahl, gewünschtes Setup und Ihre wichtigsten Nachhaltigkeitskriterien. So kann der Anbieter gezielt antworten, was möglich oder noch offen ist. Rufen Sie gerne bei Studio Location Hamburg an oder schreiben Sie eine Email.
Welche der Kriterien für Ihr Event besonders wichtig sind, hängt von Format, Gästezahl und Ablauf ab. Vergleichen Sie die Räume in Hamburg anhand dieser Anforderungen und halten Sie offene Punkte zu Anreise, Ausstattung, Catering, Energie oder Abfall fest.
